همیشه در کمال متانت و آرامش و صبر و با متانت کامل مذاکره کنید.

هرگز و تحت هیچ شرایطی بدون اطلاع و آمادگی قبلی با کسی مذاکره نکنید و هیچ کسی را نیز در چنین موقعیتی قرار ندهید

قانون اول – تعیین افراد مذاکره کننده

قبل از مذاکره تحقیق که با چه افرادی و با چه سمتی مذاکره دارید تا شما نیز بتوانید پیش بینی های لازم، برای همراهی همکاران لازم برای مذاکره را داشته باشید

قانون دوم-تاییدیه زمان ملاقات

حداقل ۲۴ ساعت قبل از شروع مذاکره، مجددا برای برگزاری مذاکره تاییدیه بگیرید

قانون سوم

در تنگناها هرگز مذاکره نکنیم یادمان باشد مذاکره ترفندی برای خروج از بحران های آنی نیست

قانون چهارم در زمانهای کوتاه یا بدون زمان کافی مذاکره نکنیم

قانون پنجم

هرگز روی اعتقادات و بدیهیات خود مذاکره نکنیم و اخلاقیات را زیر پانگذاریم

قانون ششم – زمان حضور در قرار ملاقات

بهتر آن است که حدود ۱۰ دقیقه قبل از شروع مذاکره، در محل مذاکره حضور پیدا کنیم. اگر خیلی زود به محل قرار رسیدیم، بهتر آن است که در محلی که دیده نشویم، وقت گذرانی کنیم

قانون هفتم همراه داشتن برخی لوازم ضروری

یک مذاکره کننده حرفه ای برخی لوازم ضروری را همیشه همراه خود دارد تا در صورت وقوع اتفاقات پیش بینی نشده، بتواند با آن مقابله کند

قانون هشتم – رعایت تناسب در لباسهایمان

نوع پوشش با توجه به نوع مخاطب تعیین می شود، البته کلیاتی وجود دارد که در مورد همه محیط ها صادق است که به شرح زیر است

نوع پوشش باید کاملا رسمی و مطابق عرف باشد

در مذاکرات مختلف از رنگ های مختلف استفاده کنید. هیچ وقت چند جلسه مذاکره را با یک رنگ ثابت برگزار نکنید

در ملاقات با شرکت های دولتی، مراقب استفاده از پوشش های مخصوص کشورهای خارجی همانند کراوات یا پیراهن آستین کوتاه باشید، این مطلب را به یاد داشته باشید که همیشه فرهنگ و عرف مقدم بر استاندارد است و البته شان ایرانی و اسلامی ما

هنگامی که مثلا وظیفه فروش به یک قشر آسیب پذیر جامعه را بر عهده دارید، از پوشیدن لباس های گران قیمت که شبیه اعمال پرستیژ یا فخرفروشی را داشته باشد، خودداری کنید

در هر نوع مذاکراتی، استفاده از لباس های اسپرت نظیر شلوار لی، تی شرت، کفش های ورزشی و … فاجعه است!

استفاده از خودکار و همراه داشتن یک دفترچه یادداشت کوچک

اتومبیل؛ نوع اتومبیل نیز ارتباط کامل با هدف جلسه دارد که باید به آن توجه شود

قانون نهم – نحوه ورود به اتاق؛ اگر با کسی از قبل قرار ملاقات دارید و نوبت داخل شدن شما فرا رسیده است، با ضربه زدن به در وارد اتاق شوید و به باز و بسته بودن در زیاد توجهی  نکنید

قانون دهم مکان نشستن در جلسه

محل نشستن در اتاق باید رو به روی طرف مقابل، با رعایت فاصله رسمی باشد. یک مذاکره کننده حرفه ای نه بالاتر قرار می گیرد نه پایین تر و از نشستن در جایی که موقعیت وی را پایین می آورد خودداری می کند

در منطقه پر سروصدا کنار پنجره و یا در محلی که اکواریوم یا…..قرار دارد هم ننشینید این محلها شاید تمرکز شما را برهم زند

قانون ۱۱-  نحوه دست دادن

دست دادن صحیح یکی از مهم ترین روش های ایجاد ارتباط اولیه با طرف مقابل است دست دادن نباید نه شل باشد که حاکی از بی علاقگی و بی ارادگی است و نباید آنقدر محکم و سفت باشد که ایجاد درد کند و مواظب دست مخالف خود باشید

قانون ۱۲- دادن کارت ویزیت

از مواردی که قبل از مذاکرات باید به آن توجه شود داشتن کارت ویزیت است. امروزه طفره رفتن از ارائه کارت ویزیت به دلایلی همچون آماده نبودن کارت، تمام شدن کارت، فراموشی و غیره از دلایل سوخته به شمار می آید و شایسته نیست فرد مذاکره کننده کارت ویزیت نداشته باشد

قانون ۱۳ – قوانین استفاده از تلفن تبلت و ….

کسی که در حال حاضر با او هستید مقدم است؛ بنابراین هنگام برقراری ارتباط با تلفن همراه به شخص پشت خط اعلام کنید بعدا با وی تماس می گیرید و بلافاصله تلفن را قطع کنید

در هنگام حضور در جلسات رسمی یا تجاری، تلفن همراه خود را حتما خاموش کنید

از دریافت یا خواندن و توجه کردن به پیام های کوتاه در حین مذاکره خودداری کنید

زمان مناسبی را برای زنگ زدن انتخاب کنید. مثلا از زمان تنفس استفاده کنید

مکان خصوصی یا نسبتا خلوتی را برای صحبت کردن انتخاب کنید

با تن صدای متعادل حرف بزنید و از حرف زدن با صدای بلند به شدت خودداری کنید

قانون ۱۴ – امکان استفاده از تسهیلات ارتباطی در محل مذاکره

در هنگامی که مذاکره در محل شما انجام می شود باید امکان برقراری ارتباط میهمانان با شرکت خودشان شامل تلفن، فکس، پست الکترونیکی و غیره وجود داشته باشد.

قانون ۱۵ – ضبط مذاکرات

ضبط مذاکرات اصلا معمول نیست، بنابراین از گذاشتن وسائلی که شائبه ضبط کردن سخنان را دارند شامل موبایل، کیف و غیره روی میز خودداری کنید

قانون ۱۷- نصب ساعت

در سالن مذاکره حتما باید ساعت وجود داشته باشد تا بتوان گذران وقت را کنترل کرد مدیریت زمان رابطه مستقیم با کنترل طی زمان در جلسات دارد

قانون ۱۸ – نحوه صحیح پذیرایی

به عنوان قاعده کلی باید پذیرفت که میز مذاکره میز پذیرایی نیست، بنابراین در صورت طولانی شدن مذاکرات سعی کنید هر گونه پذیرایی منحصرا در ساعت تنفس اتفاق بیفتد و در هنگام پذیرایی چنین باشید:

قبل از شروع مذاکره گرسنه تا تشنه نباشید

در صورتی که در انتخاب نوع خوراکی حق انتخاب داشته باشید آن نوع را انتخاب کنید که از پرستیژ بیشتری برخوردار باشد

از خوردن خوراکی هایی که مصرف آنها سخت است یا در هنگام خوردن احتمال کثیف شدن پیراهن یا لباس شما وجود دارد، خودداری کنید

در هنگام نوشیدن یا خوردن، مراقب صدای دهان خود باشید

اگر به وقت ناهار نزدیک شدید، به هیچ وجه سنگین غذا نخورید

در هنگام استفاده از کارد، چنگال، یا قاشق، پس از تمام شدن غذا یا خوراک، این وسایل را با دهان پاک نکنید

تا انتهای خوراکی را میل نکنید

در حین مذاکرات استفاده از سیگار به کلی ممنوع است

لیوان در دست چپ و خوراکی ها را به قطعات ریز خرد کنید

قانون ۱۹ – مدیریت زمان را در کل جلسه مذاکره مد نظر قرار دهید و ساعتی در جلوی میز و یا محلی که افراد ببینند و با تعیین دقیق و قت و تذکر از انحراف از زمان مسیر زمانی را در دست داشته باشید

قانون ۲۰- استفاده از دستور جلسه

در مذاکرات حتما سعی کنید دستور جلسه داشته باشید و قبل از شروع مذاکره، آن را برای طرف مقابل نیز مطرح کنید تا در مورد موضوع جلسه توافق به عمل آمده باشد. داشتن دستور جلسه چند فایده دارد که می توان به آنها اشاره کرد

احتمال بروز موارد غافلگیر کننده را در جریان مذاکره کاهش می دهد

اطلاعات مربوط به فهرست خواسته های طرف مقابل را در اختیارتان می گذارد

از پراکنده شدن مطالب و از هر دری سخن گفتن جلوگیری می شود

امکان رسیدن به نتیجه و استفاده بهینه از وقت را افزایش می دهد

تنظیم کردن صورت جلسه پس از مذاکرات فواید زیادی دارد، شامل

در جلسات آینده مانع از بحث روی مواردی می شود که قبلا توافق شده اند .تعهد طرفین را به اجرای بندهای توافق شده بیشتر می کند. اصولا کسانی که حاضر هستند پای برگه ای را امضا کنند، به طور طبیعی احساس مسوولیت بیشتری را در خود حس خواهند کرد

چون امکان دارد در حین مذاکره روی مباحث مختلفی بحث شود با تنظیم صورت جلسه روی نکات کلیدی مذاکره توافق همگانی انجام می گیرد.

به خاطر داشته باشید پیروی از این ۲۰ دستور طلائی بهره وری جلسات را به شدت افزایش داده و با تمرین در این دستورات به درجه استادی میرسید پس سعی کنید این اصول را در خود جاری سازی کنید موفق باشید با تشکر از جناب پروفسور مسعود حیدری استاد بزرگوارم و جناب دکتر مازیار میر که در نگارش این مقاله سخنرانیهای ایشان و فیلمهای ایشان که در سازمان مدیریت صنعتی تولید شده است الگوی بنده بوده است .

کارشناس ارشد آموزش مریم زارع فراشبندی فروردین۱۳۹۰